Тонешь в работе? Вот как ты можешь взять свой список дел под контроль.Если вам кажется, что вы постоянно пытаетесь наверстать упущенное в своем постоянно растущем списке дел, вы не одиноки. В эти дни девушки чувствуют себя более чем перегруженными из-за напряженной социальной жизни, желания придерживаться оздоровительных процедур и забивания на работу. В частности, когда речь заходит о карьере, многие из нас чувствуют себя перегруженными всем, что у нас есть, только для того, чтобы узнать, что стартует новый проект, которым мы будем руководить! Между попытками выйти из системы и балансированием времени с 9 до 5 с помощью ваших последних побочных действий, есть большая вероятность, что вы, вероятно, выполняете больше работы, чем когда-либо прежде.
Но есть и хорошие новости: с помощью небольшой стратегии и нескольких умных приемов вы можете превратить этот огромный список в управляемый путь к успеху. Независимо от того, сталкиваетесь ли вы с конкурирующими сроками, стремитесь к большему балансу или просто пытаетесь сделать работу с 9 до 5 более приятной, правильный подход к составлению списка дел имеет решающее значение. Это пошаговое руководство поможет вам превратить ваш список дел из перегруженного в контролируемый всего за восемь шагов.
Шаг 1: Расставьте приоритеты в своих задачах
Когда у вас много дел на работе, вашим первым шагом должно быть выяснение того, что наиболее важно, а что может подождать (после нескольких глубоких вдохов). Легко почувствовать, что все горит и требует немедленного внимания, но это редко бывает так. Найдите минутку, чтобы составить список всего, что у вас есть на ходу (да, всего!). Затем составьте список того, что нужно сделать в первую очередь. Вы могли бы использовать метод ABC, при котором вы распределяете задачи по трем категориям: задачи A наиболее важны, задачи B важны, но могут подождать, и задачи C нужно выполнить, но у них нет крайнего срока. Еще одна хорошо работающая система – это матрица Эйзенхауэра, где вы ранжируете задачи в зависимости от их срочности и важности.
Ваш список дел может включать в себя сочетание срочных задач, таких как составление повестки дня для встречи позже в тот же день, и важных задач, таких как, наконец, начало работы над стратегией — это обычное дело. Независимо от вашего метода сортировки, старайтесь, чтобы в вашем списке было не более двух-трех пунктов с высоким приоритетом. Если их будет больше, маловероятно, что вы доберетесь до них всех. Это может заставить вас чувствовать себя еще более разбитой в конце дня, а это последнее, что вам нужно, когда вы задаетесь вопросом, что делать, когда ваш список дел вышел из-под контроля.
Шаг 2: Разбейте свои задачи на более мелкие этапы
После того, как вы определили несколько ключевых дел, которые вам нужно выполнить, сейчас самое время разбить их на более мелкие шаги. Не знаю, как вы, но написание чего-то вроде “обновить процесс отправки электронной почты” или “подготовиться к приему на работу нового сотрудника” всегда вызывает у меня чувство стресса. На самом деле многое входит в кажущиеся простыми дела! Разбивая все на небольшие шаги, вы создаете структуру, позволяющую вашему мозгу легко обрабатывать то, что вам нужно сделать, и экономить время на бесконечном вращении (кхм, прокрастинации).
Например, вместо того, чтобы перечислять процесс адаптации как отдельный пункт, разбейте его на ключевые этапы, такие как его настройка, обновление любой документации вашего последнего сотрудника и организация встреч 1: 1 в течение их первой недели, гораздо более действенно. Разбиение более крупных задач на три-пять выполнимых шагов также позволяет вам отмечать события и видеть свой прогресс по ходу дела, помогая вам сохранять мотивацию.
Шаг 3: Установите реалистичные временные рамки
Если вы считаете себя перфекционисткой или хронической прокрастинаторшей (привет, это я!), этот следующий шаг сделан за вас! Когда вы с головой погружены в работу и чувствуете себя перегруженной, легко выполнить шаги 1 и 2, приведенные выше, и составить красивый список приоритетов и следующих шагов. Проблема в том, что вы можете обнаружить, что это совершенно нереально, когда начнете разбирать каждый пункт. Склонны ли вы недооценивать, сколько времени что-то у вас отнимет, или любите ставить высокие цели в сжатые сроки (например, “запланируйте межфирменное сетевое мероприятие к концу недели”), вы обрекаете себя на неудачу только в том случае, если не будете реалистичны.
После того, как вы расставите приоритеты, используйте этот шаг, чтобы честно поразмышлять о том, как вы выполняли подобные задачи в прошлом. Затем определите, что вам следует подготовить на этот раз. Вам нужно дополнительное время? Можете ли вы совмещать это с другими задачами? Есть ли вероятность, что вы недооцениваете масштаб? Если сомневаетесь, предположите, что что-то займет больше времени и вам нужно выполнить больше шагов. В лучшем случае вы закончите работу досрочно!
Шаг 4: Реализуйте свою любимую стратегию тайм-менеджмента
Я уверена, вы слышали о дюжине стратегий тайм-менеджмента, но они существуют не просто так. Я не преувеличиваю, когда говорю, что техника Помодоро (одна из самых популярных!) полностью изменила мою жизнь, как только я опробовала ее на себе. (Если вы не знакомы, техника Pomodoro заключается в том, что вы сосредотачиваетесь на 25 минут, а затем делаете 5-минутный перерыв в течение нескольких рабочих периодов.) Прежде чем определить и внедрить метод, который работает для меня лучше всего (это главное!), я пыталась работать часами подряд, брала 15 минут отпуска и возвращалась к работе. Мне неизбежно понадобился бы перерыв раньше, я отвлеклась бы в социальных сетях и в конечном итоге потратила бы уйму времени.
Взгляните на свой список дел в его нынешнем виде с вашими приоритетами и целями и определите, как вы можете реально выполнить каждый пункт. Какую стратегию тайм-менеджмента вы можете реализовать, которая 1) поможет вам в выполнении ваших задач и 2) предотвратит выгорание? Вы можете использовать множество различных стратегий, но, обеспечив себе некоторую структуру, вы успеете сделать гораздо больше и будете чувствовать себя более продуктивно в конце дня (беспроигрышный вариант!). Кроме того, когда вы выйдете из системы после работы, вы будете уверены, что правильно использовали свое время и у вас все еще было много перерывов.
Step 5: Automate where possible
Мы живем в великолепное время, когда технологии могут помочь нам множеством способов, особенно когда дело касается работы. Если у вас много дел и вы постоянно спрашиваете себя: “Как мне ограничить свой список дел ?!”, обязательно уделите несколько минут тому, чтобы убедиться, что вы автоматизируете все, где это возможно, чтобы сэкономить время и мозговые силы. Это может выглядеть как настройка повторяющихся блокировок в вашем календаре для рабочих блоков, планирование отправки электронных писем позже, чтобы вы могли работать в любое удобное для вас время, или использование инструмента управления социальными сетями для планирования всего вашего контента сразу.
Вы также могли бы изучить использование таких инструментов, как ChatGPT, которые помогают с такими вещами, как поиск формул в электронных таблицах. (Просто проконсультируйтесь со своим менеджером, чтобы убедиться, что ваша компания согласна с использованием искусственного интеллекта и что предоставленная вам информация верна!) Поиск способов автоматизировать вашу рабочую нагрузку и исключить рутинные задачи из вашего списка дел всегда будет стоить 10-20 минут на подготовку!
Шаг 6: Попросите помощи у других
Когда вы погружены в свою работу, вам может казаться, что вы должны быть тем, кто все сделает. Если вы этого не сделаете, то кто ?! Хотя я абсолютно уверен, что вы ключевой человек на своей работе, вы не сможете делать все это в одиночку. Если вы чувствуете себя перегруженной своей рабочей нагрузкой даже после того, как расставили приоритеты и использовали свою лучшую стратегию тайм-менеджмента, возможно, пришло время обратиться за помощью. Это может выглядеть так: попросить стажера или сотрудника оказать поддержку в проекте, взяв на себя некоторые базовые аспекты, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных вещах, позволить вашему менеджеру помочь вам изменить приоритеты, чтобы вы вкладывали свою энергию в наиболее важные проекты, или попросить коллег, по возможности, использовать свои навыки.
Если вы работаете не по найму, подумайте о привлечении дополнительной пары рабочих рук. Затем вы можете по возможности передавать на аутсорсинг задачи, которые отнимают драгоценное время (например, бухгалтерию или редактирование). Просить о помощи — это не слабость, это разумная стратегия управления временем! Скорее всего, вы оставляете на столе ресурсы, которые сделают работу более эффективной, поэтому не стесняйтесь высказываться.
Шаг 7: Сделайте разумный перерыв
Может быть легко почувствовать, что у вас нет времени останавливаться, и вместо этого вы решаете продолжать работать, когда в вашем списке много дел. Поверьте мне, когда я говорю, что это неизбежно приведет к неприятным последствиям. Вы человек, и вам определенно нужны перерывы во время работы, чтобы дать мозгу отдохнуть и зарядиться энергией. Однако главное – делать разумные перерывы. Прокрутка в социальных сетях между задачами – это то, в чем мы все виноваты. Но поскольку это заставляет вас очень быстро обрабатывать большие объемы визуальной и аудиоинформации, на самом деле это противоположно освежению мозга. Вместо этого старайтесь по возможности выходить на улицу. Совершите быструю прогулку, выгляните в окно или сделайте несколько простых упражнений на растяжку за рабочим столом, чтобы привести свое тело в движение. И если вы обнаружите, что листаете страницу на следующем перерыве (виноват!), не расстраивайтесь. Просто попробуйте сделать что-нибудь другое на следующем перерыве!
Шаг 8: Скажите “нет” дополнительной работе, на которую у вас нет времени
Я отчетливо помню, как впервые сказала “нет” заданию на работе. Я была автором цифрового издания, когда ко мне обратился старший редактор с просьбой взяться за написание нового раздела. Хотя это и увлекательно, я также прикрывала писательницу, находящуюся в декретном отпуске, и еще одну коллегу, которая внезапно уволилась. Я едва держалась на плаву, когда поступил последний запрос, но я почти согласилась, не задумываясь, как я с этим справлюсь. Однако я знала, что плохо справлюсь с работой и, скорее всего, проиграю, поэтому профессионально сказала: “Спасибо, но нет, спасибо”. И угадайте что? Мир не перестал вращаться. Меня уволили не из-за того, что я установила разумные границы. На самом деле, вообще ничего не произошло, кроме того, что у меня стало меньше работы.
Если вы знаете, что у вас нет возможностей, и четко сообщаете об этом всем, кому следует знать, вы имеете право уважительно отложить выполнение любой дополнительной работы. Но, если вы в восторге от открывшейся возможности и все равно хотите ею воспользоваться, обязательно определите что-то еще, что можно исключить из вашего списка в первую очередь. Философия “один вход, один выход” работает не только с вашим гардеробом!
Если вы чем-то похожи на нас, новый ежедневник или блокнот – это все, что вам нужно, чтобы чувствовать себя готовой к штурму нового года, сезона или недели. Если вы еще не слышали, коллекция планировщиков, журналов и настольных принадлежностей Everygirl теперь доступна круглый год онлайн и в ваших любимых магазинах розничной торговли по всей стране!
Нам понравилось видеть конструктор Everygirl x Day в ваших рабочих сумках и на ваших рабочих столах с момента их первого выпуска в 2020 году. Мы очень благодарны за то, что с тех пор продолжаем расширять наши коллекции, и с тех пор планировщики Everygirl теперь доступны в Target, Staples, Walmart и Kohl’s, а на горизонте маячат еще более захватывающие новинки! Являетесь ли вы классической любительницей ежемесячного / еженедельного планирования или предпочитаете дневник без даты для ежедневных заметок, в наших последних выпусках найдется что-то для каждой. Покупайте наши совершенно новые коллекции ниже и начните новый сезон с чистого листа!
Обладая сертификациями и опытом, охватывающими все сферы от лайф-коучинга до дизайна человека, работы с дыханием и многого другого, Эрин Панцелла помогает женщинам избавиться от ограничивающих убеждений, которые стоят на пути к их успеху. Благодаря ее инклюзивному подходу и опыту ее клиенты научились вносить реальные изменения в свою повседневную жизнь, карьеру и финансы, чтобы они, наконец, могли двигаться вперед с целеустремленностью, силой и уверенностью, необходимыми им для достижения своих целей.
